VENDOR MANAJEMEN

Saat ini  LPSE Kemenkeu sedang mengembangkan sistem aplikasi vendor manajemen

Tujuan dari pengembangan vendor manajemen adalah mempertajam fungsi e-procurement sebagai tool proses PBJ  pemerintah sehingga proses PBJ dapat lebih efisien, transparan dan akuntabel dengan mengelola para penyedia barang/jasa. 

Pengadaan dapat dipandang sebagai sebuah pasar dan LPSE berperan sebagi regulator dan fasilitator dari pasar ini.
manajemen vendor akan me-manage "pasar pengadaan dari sisi penjual" (namun kita juga berharap dapat mengembangkan "agency management system" yang mengelola "pasar dari sisi pembeli" termasuk link dengan sistem penganggaran, perbendaharaan, manajemen kontrak, manajemen aset dan pelaporan).


Pasar perlu diatur agar dapat tumbuh secara sehat dan berkelanjutan.  
para penyedia akan diseleksi dan dibina sehingga menjadi penjual yang kompeten.
proses seleksi akan diperketat untuk menghindari "paper company" yang merupakan lintah bagi APBN.
data penyedia juga di"manage" sehingga data yang ada merupakan data yang valid. 
User ID akan dinonaktifkan sementara bagi penyedia yang melanggar aturan.

penyedia yang dikelola dengan baik sehingga pasar pengadaan akan menjadi lebih sehat dan tumbuh secara berkelanjutan.
penyedia yang hanya mencari fee sebagai pendamping, pengacau lelang akan diminimalkan, karena track record mereka terekam dalam sistem.
afiliasi kepemilikian dapat dideteksi lebih dini.

penyedia akan diklasifikasikan sesuai bidang dan sub bidang usaha, kelas dan wilayah sehingga dapat dibuat peta penyedia untuk tiap bidang/sub bidang, wilayah dan kelas. jika ada kekurangan penyedia pada suatu kategori maka LPSE akan mengundang penyedia baru untuk masuk.
pembatasan keikutsertaan pada bidang/sub bidang tertentu penting agar penyedia menjadi fokus pada bidang usaha tertentu sehingga lebih profesional.
sebisa mungkin pembeli langsung membeli kepada pembuat atau importirnya, dengan memotong rantai distribusi sehingga akan memangkas biaya.
tentunya tetap ada porsi bagi pengusaha kecil dengan diberi porsi pengadaan dengan batasan nilai tertentu.

performa penyedia juga akan dinilai oleh PPK, sebagai rekam jejak dari penyedia bersangkutan.
jika aturan sudah memperbolehkan, penyedia yang dipilih adalah penyedia dengan klasifikasi yang telah ditentukan dan merupakan ranking teratas untuk diundang mengikuti penunjukan langsung/seleksi langsung/pengadaan langsung. hal ini untuk menghindari subjektifitas karena penyedia yang diundang dihasilkan oleh sistem bukan pilihan subjektif dari pejabat pengadaan/panitia/ULP.

untuk pengadaan yang bersitat lelang umum penyedia harus memenuhi klasifikasi yang ditentukan dan memiliki nilai minimal tertentu(kecuali penyedia baru)

profil data penyedia diberikan kepada panitia/ULP untuk melakukan penilaian, sementara sebagai referensi karana menurut peraturan yang ada tidak bisa menjadi dasar pengambilan keputusan.

profil penyedia jika ditambah dengan pricelist barang yang dijual maka akan menjadi e-catalog. 

kemitraan jangka panjang dengan penyedia yang menyediakan barang/jasa yang bersifat strategis dan jangka panjang juga perlu diwadahi.
hal ini kalo dilakukan dengan cara manual tanpa data histori maka rawan penyimpangan.

proses pembinaan penyedia dapat dilakukan lebih selektif dan efektif karena data penyedia tersedia lebih akurat.

sebetulnya masih ada beberapa hal yang coba dapat untuk dikelola agar lebih baik, namun aturan yang ada saat ini belum memungkinkan hal itu untuk dilakukan  yang dicoba dikembangkan saat ini adalah memanfaatkan celah yang belum diatur/dilarang.

(Tulisan ini dibuat dari penjelasan rekan di LPSE Kemenkeu)